База знаний администратора Botly

Административное приложение Botly

Эта база знаний описывает работу с админ-панелью Botly: от подключения Telegram-бота и первичной настройки до ежедневной обработки заказов, управления каталогом, маркетинга, аналитики, интеграций, документов и подписки.

Документ предназначен для Администраторов и Владельцев в системе. Для этих ролей рабочие возможности одинаковые: они могут настраивать точки продаж, каталог, доставку, оплату, интеграции, маркетинг и обрабатывать заказы. Отличие Владельца: только Владелец может принять поручение на обработку персональных данных клиентов. В системе может быть только один Владелец; Администратор может назначить другого пользователя Владельцем.

Раздел заказов и инструкции по работе с ними в полной мере актуалны для сотрудников с ролью Менеджеры.

Как пользоваться базой знаний

Используйте документ как справочник по разделам админ-панели. Разделы пронумерованы в том же порядке, в котором администратор работает с основными блоками системы: Заказы, Пользователи, Каталог, Маркетинг, Аналитика, Настройки, Документы, Подписки и Демо-режим.

Если вы запускаете Botly впервые, начните с блока Перед началом и пройдите Быстрый старт. Если нужно настроить или проверить конкретную функцию, откройте нужный раздел через содержание.

Внутри разделов описано:

  • краткое описание объясняет, для чего нужен раздел,
  • нумерованные шаги показывают порядок действий в интерфейсе,
  • списки перечисляют доступные параметры, статусы или варианты настройки,
  • цитаты выделяют важные ограничения и особенности реализации.

Перед началом: создание и подключение Telegram-бота

Этот блок выполняется до настройки остальных разделов. Telegram-бот нужен, чтобы клиент мог открыть приложение, посмотреть каталог и оформить заказ.

Доступ к админ-панели

Админ-панель Botly доступна в двух вариантах:

  • в Telegram-боте @botlyone_bot,
  • на сайте manager.botly.one,

Список отображаемых ботов и доступ к ним определяется профилем, под которым авторизован пользователь. При авторизации через Telegram можно сохранить всех ботов, которые были созданы и добавлены в Telegram, и работать с ними через админ-панель.

Клиентский интерфейс может быть Telegram Mini App или сайтом. Большинство настроек одинаковые, но часть действий отличается: добавление пользователей, создание UTM ссылок, ссылки промокодов и аналитика каналов прихода.

Сейчас сайт для Telegram-бота не создается автоматически. Если нужен клиентский сайт, обратитесь в поддержку Botly.

Создание бота через BotFather

BotFather — официальный Telegram-бот для создания и управления ботами.

  1. Откройте Telegram
  2. Найдите бота @BotFather
  3. Нажмите Start или отправьте команду /start
  4. Отправьте команду /newbot
  5. Введите название бота. Это имя будет видно пользователям, например Botly Кафе
  6. Введите username бота. Он должен заканчиваться на bot, например botly_cafe_bot
  7. После создания BotFather пришлет API-токен

Сохраните API-токен. Он нужен для подключения бота к Botly. Не публикуйте токен и не отправляйте его в открытые чаты.

После создания бота в BotFather можно настроить его описание, короткое описание, изображение и кнопку запуска приложения. Эти параметры влияют на то, как бот выглядит для клиента в Telegram.

Передача бота в Botly

  1. Откройте админ-панель Botly в @botlyone_bot
  2. Нажмите + или Добавить бота
  3. Вставьте API-токен, полученный от BotFather
  4. Нажмите Добавить
  5. Откройте созданного Telegram-бота и убедитесь, что клиентское приложение запускается

Если в административном приложении доступно несколько ботов, перед настройкой каталога, точек продаж и оплаты всегда проверяйте, что выбран нужный бот.

Быстрый старт

Перед запуском продаж настройте базовые разделы в таком порядке:

  1. Откройте админ-панель в @botlyone_bot или на manager.botly.one и выберите нужного бота
  2. Добавьте пользователей и назначьте роли, укажите владельца для принятия поручения
  3. Подключите интеграции, если они нужны для каталога и доставки
  4. Подключите онлайн-оплату, если клиенты должны оплачивать заказы в приложении
  5. Создайте точки продаж, укажите адреса, часы работы, самовывоз и доставку
  6. Создайте категории и товары
  7. Настройте остатки, если используете ограничение количества товаров
  8. Настройте корзину
  9. Заполните юридические данные и сгенерируйте документы для клиентов
  10. Сделайте тестовый заказ

Дальше в инструкции каждый раздел описан отдельно в том же порядке, в котором он находится в админ-панели.

1. Заказы

Раздел Заказы используется для ежедневной обработки заказов клиентов. Здесь администратор или менеджер просматривает новые заказы, проверяет состав, меняет статус и при необходимости редактирует заказ.

Работать с разделом можно после того, как клиент оформил первый заказ в приложении.

Список заказов

  1. Откройте раздел Заказы
  2. На вкладке Активные просматривайте заказы, которые уже нужно обработать
  3. На вкладке Отложенные просматривайте заказы, которые клиенты оформили на будущую дату
  4. На вкладке Архив просматривайте завершенные заказы со статусами Готов или Отменен
  5. Откройте карточку заказа, чтобы посмотреть детали

По умолчанию карточка заказа может быть свернута: в таком виде видна основная информация. Разверните карточку, чтобы увидеть комментарий клиента, состав заказа, способ получения, оплату и другие детали.

Отложенные заказы

Отложенные — это заказы, в которых клиент выбрал дату получения в будущем. Такие заказы хранятся в отдельной вкладке до наступления даты, на которую они были оформлены.

На вкладке Отложенные можно проверить возможность выполнения заказа и изменить его статус. Если перевести заказ в статус Принят или другой рабочий статус, он будет перемещен в группу Отложенные → Принятые. Клиент автоматически получит уведомление об изменении статуса.

Изменение статуса заказа

  1. Откройте карточку заказа
  2. Нажмите на текущий статус заказа, например Новый
  3. Выберите нужный следующий статус
  4. Сохраните изменение

При изменении статуса клиент и администраторы получают уведомление в Telegram. Если установить статус Выполнен или Отменен, заказ переместится во вкладку Архив.

Статусы должны отражать реальный этап работы с заказом: принятие, приготовление, готовность, передача клиенту или отмена. Не переводите заказ в финальный статус, пока действие действительно не выполнено.

Редактирование заказа

Если заказ нужно изменить, откройте карточку и нажмите иконку Редактировать.

В заказе можно изменить:

  • способ оплаты,
  • способ получения заказа,
  • состав заказа,
  • количество товаров,
  • удалить позицию,
  • добавить новую позицию,
  • комментарий или другие доступные поля, если они есть в интерфейсе,

После редактирования сохраните изменения. Клиент и администраторы получат уведомление в Telegram.

Если заказ уже оплачен онлайн, его изменить нельзя.

Если заказ был оформлен с оплатой наличными или картой при получении, а затем способ оплаты изменили на онлайн-оплату, клиент получит уведомление и должен будет оплатить заказ в приложении.

Время на онлайн-оплату определяется настройками личного кабинета платежной системы. У разных платежных систем время на оплату по умолчанию может отличаться.

Детали заказа

В карточке заказа администратор видит контакты клиента, состав заказа, количество, цены, адрес или точку самовывоза, дату и время получения, способ и статус оплаты, комментарии, стоимость доставки и итоговую сумму.

Отмена заказа

После отмены заказ перемещается в Архив, а клиент получает уведомление. Если заказ был оплачен онлайн, возврат средств выполняется в ЛК подключенного провайдера по его правилам возврата.

Связь заказов с остатками

При оформлении заказа система резервирует товары и вариации из раздела Каталог → Остатки. Если заказ отменен или срок оплаты истек, резерв возвращается. Если заказ оплачен или переведен в статус Готово, остаток списывается окончательно.

Заказы, созданные с учетом остатков, нельзя перевести из финального статуса обратно в рабочий. Статусы «Готов» и «Отменен» закрепляются без возможности изменения.

2. Пользователи

Раздел Пользователи используется для управления доступами сотрудников и ролями внутри админ-панели. Через него администратор добавляет сотрудников, меняет их данные, назначает роли и удаляет доступ, если сотрудник больше не работает с заведением.

Ролевая модель

РольЧто может
ВладелецИмеет все права Администратора. Единственный может принять поручение на обработку персональных данных клиентов. В системе может быть только один Владелец.
АдминистраторИмеет полный операционный доступ. Может настраивать точки продаж, каталог, доставку, оплату, интеграции, маркетинг, сотрудников и заказы. Может назначить другого пользователя Владельцем; после этого роль Владельца переходит к назначенному пользователю.
МенеджерРаботает с заказами и имеет ограниченный доступ к системе. Не настраивает точки продаж, оплату, доставку, сотрудников и другие системные разделы.

Важно: если в системе еще не принято поручение на обработку персональных данных клиентов, это должен сделать пользователь с ролью Владелец. Без этого реальные заказы могут быть недоступны.

В списке сотрудников можно перейти по номеру телефона для звонка и быстрой связи.

Добавление пользователя

Перед добавлением определите, через какой провайдер сотрудник будет входить в админ-панель. Доступ можно выдать не только по Telegram username, но и через другие провайдеры авторизации.

  1. Откройте раздел Пользователи
  2. Нажмите + или Добавить пользователя
  3. Выберите провайдера из списка: Google, VK, Яндекс или Telegram
  4. Укажите логин пользователя для выбранного провайдера
  5. Введите имя сотрудника
  6. При необходимости укажите номер телефона для быстрой связи
  7. Выберите роль: Владелец, Администратор или Менеджер
  8. Сохраните изменения

Примеры логинов по провайдерам

ПровайдерЛогин
Googleexample@gmail.com
Яндексexample@yandex.ru
ВКонтакте123456789
Telegramusername

Если выбран провайдер Telegram, но username пользователя не задан, попросите сотрудника открыть Telegram → Настройки → Имя пользователя и создать его.

Список отображаемых ботов зависит от профиля, под которым пользователь авторизован. Если сотрудник не видит нужный бот, проверьте провайдера и логин пользователя.

Редактирование пользователя

  1. Откройте раздел Пользователи
  2. Нажмите на карточку сотрудника в списке
  3. Измените нужные данные: имя, телефон или роль
  4. Сохраните изменения

Если Администратор назначает другого пользователя Владельцем, роль Владельца переходит к этому пользователю. Проверьте, что новый Владелец действительно должен получить это право.

Удаление пользователя

Если сотрудник больше не работает с заведением, удалите его доступ:

  1. Откройте раздел Пользователи
  2. Нажмите на карточку сотрудника в списке
  3. Нажмите Удалить
  4. Подтвердите действие

Удаление нельзя восстановить. Если сотруднику снова понадобится доступ, его нужно будет добавить заново как нового пользователя.

3. Каталог

Раздел Каталог отвечает за то, какие категории, товары и остатки видит клиент в приложении.

3.1. Категории

Перед добавлением товаров сначала создайте категории: без категории товар добавить нельзя.

  1. Откройте Каталог → Категории
  2. Нажмите + или Добавить категорию
  3. Укажите название категории, например Напитки, Десерты, Горячие блюда
  4. При необходимости настройте свойства и вариации для этой категории
  5. Нажмите Сохранить

Порядок категорий в админ-панели соответствует порядку в клиентском приложении. Чтобы изменить порядок, перетащите категорию за маркер слева от названия. В категории можно настроить свойства и вариации.

Свойства — это значения у товаров, которые помогают структурировать описание. Например, в свойства можно вынести калорийность, материал изделия, страну производства, состав или другие характеристики, которые клиенту важно сравнивать.

Время показа товаров — дополнительная настройка категории, которая ограничивает доступность товаров по времени. Укажите период с и до: товары этой категории будут доступны к заказу только в выбранный промежуток времени с учетом времени работы ресторана. Так можно настроить завтраки, обеды или другие предложения, которые продаются только в определенные часы дня.

Примеры:

  • Завтрак — с 08:00 до 11:00,
  • Бизнес-ланч — с 12:00 до 15:00 по будням,
  • Основное меню — без ограничений,

Вариации — это варианты одного товара: цвет, объем, размер, вкус, упаковка. Вариации могут отличаться по цене и иметь разные фотографии. После добавления вариаций категорий они настраиваются в товарах, подробная настройка описана в блоке Вариативные товары.

3.2. Товары

  1. Откройте Каталог → Товары
  2. Нажмите + или Добавить товар
  3. На вкладке Общее заполните основные данные:
    • название товара,
    • категорию,
    • цену,
    • старую цену, если нужно показать скидку,
    • описание,
    • вес или объем, если это важно для клиента,
    • изображения товара,
  4. Проверьте, включен ли показ товара для клиента
  5. Нажмите Сохранить

Изображения помогают клиенту быстрее выбрать товар. Используйте реальные фотографии товара, если они есть. Поддерживаемые форматы: jpg, jpeg, png, webp, максимальный размер одного изображения — 5 МБ. Фотографии обрезаются под размер карточки в пропорции 1×1 или 3×4 в зависимости от настройки внешнего вида.

Чтобы удалить изображение товара, нажмите на крестик у изображения. Чтобы заменить изображение, удалите старое и загрузите новое.

Порядок товаров в админ-панели соответствует порядку в клиентском каталоге. Чтобы изменить порядок, перетащите товар в нужное место.

Если товар закончился или временно недоступен, его можно скрыть, выключив опцию «Показывать товар пользователям» на вкладке «Общее». Скрытая позиция не отображается клиентам в каталоге. Удаленный товар исчезает из меню сразу, но старые заказы, в которых он уже был оформлен, не меняются.

Если подключена интеграция iiko, часть полей товара может быть заблокирована для редактирования, потому что данные приходят из POS-системы. Чтобы изменить такие поля, внесите изменения в iiko и повторите синхронизацию.

Вариативные товары

Вариации нужны, когда один товар продается в нескольких вариантах: например кофе 250/350/500 мл, пицца разных размеров или товар с добавками.

  1. Откройте Каталог → Категории и выберите категорию, к которой относится товар
  2. Перейдите на вкладку Вариации
  3. Создайте группу вариаций, например Объем, Размер, Добавки
  4. Добавьте варианты внутри группы, например 250 мл, 350 мл, 500 мл
  5. Сохраните категорию
  6. Откройте товар в разделе Каталог → Товары
  7. В блоке цены выберите тип Вариативная
  8. На вкладке Характеристики подключите нужные группы и варианты
  9. На вкладке Вариации выберите нужную вариацию товара, укажите цену, старую цену и фотографии этой вариации
  10. Отключите вариации, которые не должны быть доступны клиенту
  11. Сохраните товар

Чтобы добавить фотографии вариации, раскройте вариацию через стрелку > и загрузите изображения. Чтобы удалить фотографию вариации, нажмите на крестик у изображения. Чтобы заменить фотографию, удалите старую и загрузите новую.

Не оставляйте цену вариации пустой: в клиентском приложении такой вариант товара будет отображаться с нулевой стоимостью.

3.3. Остатки

Остатки — отдельный раздел для ручного управления доступным количеством товаров. В нем можно указать остаток для обычного товара и отдельно для каждой вариации.

  1. Откройте Каталог → Остатки
  2. Найдите нужный товар
  3. Для обычного товара укажите доступное количество
  4. Для вариативного товара раскройте товар и укажите количество для каждой вариации
  5. Сохраните изменения

Если товар или конкретная вариация закончились, установите остаток 0. Так клиент не сможет оформить заказ на позицию, которой фактически нет в наличии.

Когда клиент оформляет заказ, система автоматически резервирует нужное количество товара или выбранной вариации. Зарезервированное количество больше не доступно для новых заказов, даже если заказ еще не оплачен.

Остаток окончательно списывается:

  • при успешной онлайн-оплате заказа,
  • при переводе заказа в статус Готово,

Остаток возвращается обратно:

  • при отмене заказа,
  • при истечении срока на онлайн-оплату,

Пример: если в остатках указано 10 круассанов, а клиент оформил заказ на 2 круассана, доступный остаток для новых заказов уменьшится до 8. Если заказ будет оплачен или переведен в статус Готово, эти 2 круассана спишутся окончательно. Если заказ отменят или срок оплаты истечет, 2 круассана вернутся в доступный остаток.

4. Маркетинг

Раздел Маркетинг используется для привлечения клиентов, настройки промо-инструментов и работы с клиентской базой.

4.1. UTM ссылки

UTM ссылки — это ссылки на клиентское приложение, которые помогают отслеживать охваты и переходы из рекламных кампаний, постов, рассылок или внешних площадок.

Создание UTM ссылки

  1. Откройте Маркетинг → UTM ссылки
  2. Нажмите + или Добавить UTM ссылку
  3. Выберите платформу: Telegram или Сайт
  4. Укажите название кампании для внутренней идентификации, например Пост в Telegram, Реклама в VK, QR на флаере
  5. Заполните параметры ссылки
  6. Сохраните ссылку

Для платформы Telegram перед публикацией ссылки выполните инструкцию по настройке Telegram Mini App, которая отображается на странице добавления ссылки. Все шаги нужно выполнить один раз, после этого UTM ссылки станут действительными.

Для платформы Сайт нужно указать три обязательных параметра:

  • Campaign — наименование кампании, например new_year_sales,
  • Source — источник перехода, например telegram,
  • Medium — тип трафика, например channel,

Эти параметры формируют ссылку автоматически после добавления. По значению Source можно проверять приход пользователей в Аналитика → Воронка пользователей как канал прихода.

Используйте UTM ссылки в рекламных материалах, публикациях или QR-кодах, чтобы понимать, откуда клиенты переходят в приложение или на сайт.

Просмотр переходов

На странице Маркетинг → UTM ссылки для каждой ссылки отображается счетчик общих переходов.

Более подробная аналитика доступна в разделе Аналитика → Переходы по ссылкам

Удаление UTM ссылки

UTM ссылку можно удалить. После удаления клиент все равно сможет перейти по ней в приложение, но счетчик переходов больше не будет учитываться.

4.2. Клиенты

Раздел Клиенты содержит информацию о клиентах, которые создавали заказы в приложении.

На странице доступен список клиентов. В карточке каждого клиента можно посмотреть:

  • контактные данные,
  • историю заказов,
  • сумму заказов,
  • количество заказов,
  • дату последнего заказа,
  • часть аналитики по клиенту, если она доступна в интерфейсе,

Используйте этот раздел, чтобы быстро проверить историю клиента и оценить его активность.

4.3. Баннеры

В Botly есть два типа баннеров: информационные баннеры и баннер бренда. Оба отображаются в каталоге клиентского приложения, но используются для разных задач.

Информационные баннеры

Информационные баннеры подходят для акций, новостей, сезонных предложений и важных объявлений.

  1. Откройте Маркетинг → Баннеры → Информационные баннеры
  2. Нажмите + или Добавить информационный баннер
  3. Загрузите вертикальное изображение
  4. Добавьте наименование для внутренней навигации
  5. Включите показ баннера
  6. При необходимости установите дату или период показа
  7. Сохраните баннер

Активные баннеры отображаются в каталоге клиентского приложения. Если установлен период показа, баннер можно запланировать заранее: до наступления даты он будет скрыт.

Баннеры, которые выключены вручную или у которых прошел срок показа, автоматически переносятся в архивные.

Расположите важную информацию в центре баннера. Это снижает риск, что текст или ключевой объект окажется обрезанным.

Порядок баннеров можно менять: перетащите баннер в нужное место в списке.

Баннер бренда

Баннер бренда — горизонтальное изображение, которое отображается в каталоге клиентского приложения и поддерживает десктопную и мобильную версии.

  1. Откройте Маркетинг → Баннеры → Баннер бренда
  2. Загрузите изображение для десктоп адаптива
  3. Опционально загрузите изображение для мобильного адаптива
  4. Сохраните баннер

Десктопная версия обязательна. Если мобильная версия не загружена, в каталоге будет использоваться десктопная версия.

Если загружены и десктопная, и мобильная версии, клиентское приложение покажет только одну из них — в зависимости от соотношения сторон и адаптива экрана.

Чтобы удалить изображение баннера бренда, нажмите на крестик у изображения. Чтобы заменить баннер бренда, удалите старое изображение и загрузите новое.

4.4. Промокоды

Промокоды используются для скидок, бесплатной доставки и маркетинговых кампаний.

Создание промокода

  1. Откройте Маркетинг → Промокоды
  2. Нажмите + или Добавить промокод
  3. Укажите название промокода для внутренней идентификации
  4. Введите значение промокода или сгенерируйте его по иконке генерации
  5. Выберите тип акции
  6. При необходимости настройте ограничения и период действия
  7. Сохраните промокод

Обязательные поля: название, значение промокода и тип акции.

Для платформы Telegram перед публикацией промокода выполните инструкцию по настройке Telegram Mini App, которая отображается на странице добавления промокода. Все шаги нужно выполнить один раз, после этого ссылки с промокодами станут действительными.

Типы акций

Доступны три типа акций:

  • фиксированная скидка,
  • процент скидки,
  • бесплатная доставка,

Фиксированная скидка и процент скидки применяются только к сумме товаров в заказе. Стоимость доставки не меняется, кроме случая с промокодом на бесплатную доставку.

Если клиент оформляет заказ с промокодом на бесплатную доставку, но доставка и без промокода уже бесплатная, применение промокода не засчитывается.

Ограничения промокода

Для каждого промокода можно настроить:

  • общий лимит использований,
  • лимит использований на одного клиента,
  • максимальную сумму заказа,
  • период действия,

На странице списка промокодов для каждого промокода отображается общее количество использований. Если у промокода есть общий лимит, счетчик показывается через /: например, 2/100 означает, что клиенты оформили два заказа с этим промокодом из лимита в 100 применений.

Как поделиться промокодом

Чтобы поделиться промокодом, нажмите на соответствующую иконку у нужного промокода. Откроется шторка с выбором способа.

Доступные действия:

  • скопировать значение промокода,
  • скопировать ссылку на Telegram Mini App с уже введенным промокодом в корзине,
  • скопировать ссылку на сайт с уже введенным промокодом в корзине, если для бота подключен клиентский сайт,
  • скачать QR-код нужной ссылки,

Ссылка для Telegram Mini App и ссылка для сайта отличаются, потому что ведут в разные клиентские интерфейсы. QR-код — это вариант распространения выбранной ссылки с уже введенным промокодом. Клиент сканирует QR или переходит по ссылке, открывает приложение или сайт, а промокод уже введен и применен в корзине.

Аналитика промокодов

Аналитика промокодов доступна в разделе Аналитика → Переходы по ссылкам. Там можно посмотреть переходы по ссылкам промокодов и количество применений.

Управление промокодом

Промокод можно:

  • удалить — после удаления он больше не будет доступен для применения,
  • архивировать — после архивации его можно будет включить заново,
  • изменить название,
  • изменить срок действия,

4.5. Рассылки

Раздел Рассылки используется для отправки информационных сообщений клиентам, которые дали согласие на получение рассылок.

Создание рассылки

  1. Откройте Маркетинг → Рассылки
  2. Нажмите + или Добавить рассылку
  3. Введите название рассылки
  4. Введите текст сообщения
  5. При необходимости добавьте изображение
  6. Если рассылку нужно отправить позже, включите опцию Отложенный старт и укажите дату и время отправки
  7. Сохраните рассылку

После заполнения информации рассылка сохраняется как черновик. Вы сможете отправить ее сразу следующим действием или вернуться к редактированию позже.

Получатели и отправка

Количество пользователей для отправки определяется теми клиентами, которые дали согласие на получение информационных рассылок.

Время отправки зависит от количества пользователей. После запуска рассылка начинает отправляться клиентам в фоновом режиме. Вы можете покинуть страницу рассылки: отправка продолжится автоматически.

После завершения рассылка автоматически перейдет на вкладку отправленных.

5. Аналитика

Раздел Аналитика помогает оценивать продажи, поведение пользователей и эффективность ссылок.

5.1. Выручка заказов

В разделе Аналитика → Выручка заказов можно выбрать фиксированный период: день, неделя, месяц, прошлый месяц, 3 месяца или 6 месяцев.

На странице отображаются:

  • выручка за выбранный период,
  • количество заказов,
  • средний чек,
  • количество клиентов,
  • топ-10 товаров по заказам с указанием количества,
  • топ-10 товаров по выручке с указанием стоимости товара,

Доступен экспорт аналитики заказов и товаров в CSV за все время. Фильтрацию можно выполнить внутри скачанной таблицы. Для загрузки разрешите браузеру или Telegram Mini App скачивание нескольких файлов.

5.2. Воронка пользователей

Раздел Аналитика → Воронка пользователей показывает, как клиенты проходят путь от посещения до оплаты заказа.

Шаги воронки:

  1. Посещения
  2. Добавление товара — первое добавление за посещение
  3. Переход в корзину
  4. Оформление заказа
  5. Оплата заказа

Для каждого шага отображается счетчик конверсии. Можно выбрать период просмотра аналитики.

Воронка также показывает каналы прихода:

  • Telegram,
  • UTM ссылки,
  • ссылки с промокодов,
  • мультиканалы,

Для сайта источник перехода можно проверять по параметру Source из UTM ссылки.

Мультиканалы — это ситуации, когда пользователь начал путь в одном канале, а закончил в другом.

Дополнительно отображаются количество сессий и способы авторизации. Для сайта это Google, Яндекс, VK, Telegram и гостевые сессии.

Если клиент вышел на этапе оформления заказа, был в корзине, а через продолжительное время вернулся, переход в корзину может технически засчитаться как дополнительный. Из-за этого может появиться расширение воронки. Такое поведение можно рассматривать как брошенную корзину: пользователь вернулся через продолжительное время и продолжил путь.

5.3. Переходы по ссылкам

В разделе Аналитика → Переходы по ссылкам можно посмотреть общие и уникальные переходы по UTM ссылкам, переходы по ссылкам промокодов и количество применений промокодов.

6. Настройки

Раздел Настройки используется для настройки точек продаж, корзины, онлайн-оплаты, внешнего вида, информации о заведении и интеграций.

6.1. Точки продаж

Точка продаж — это конкретное заведение, склад или филиал с отдельным адресом, часами работы и настройками получения заказов. Для работы клиентского приложения нужна хотя бы одна точка продаж.

Если заведений несколько, создайте отдельную точку продаж для каждого. Доставка, самовывоз, часы работы и зоны доставки настраиваются отдельно для каждой точки.

Добавление точки продаж

  1. Откройте Настройки → Точки продаж
  2. Нажмите + или Добавить точку продаж
  3. Укажите название точки, например Кофейня на Ленина или Центральный склад
  4. Укажите адрес
  5. Проверьте метку на карте
  6. Сохраните точку продаж

Если адрес не найден на карте, введите его вручную, нажмите Установить точку вручную на карте, поставьте маркер в нужном месте и сохраните точку продаж.

Самовывоз

  1. Откройте точку продаж
  2. Перейдите к настройкам самовывоза
  3. Включите самовывоз
  4. Выберите доступные способы оплаты
  5. Настройте часы работы и доступные интервалы получения
  6. Сохраните изменения

Доставка курьером

  1. Откройте точку продаж
  2. Перейдите к настройкам доставки
  3. Включите доставку
  4. Выберите доступные способы оплаты
  5. Создайте хотя бы одну активную зону доставки
  6. Укажите стоимость доставки и условия бесплатной доставки, если они нужны
  7. Сохраните изменения

Зона доставки — область на карте, внутри которой клиент может оформить доставку. Если адрес клиента не входит ни в одну активную зону, доставка будет недоступна.

Для каждой зоны можно указать название, стоимость доставки и лимиты корзины. > Если стоимость доставки не указана, доставка считается бесплатной.

Чтобы создать зону доставки:

  1. В настройках доставки нажмите + или Добавить зону
  2. На карте включится режим редактирования
  3. Поставьте первую точку границы зоны
  4. Продолжайте ставить точки по контуру зоны, например по улицам
  5. Завершите контур, нажав на кнопку галочки
  6. Укажите название зоны и условия доставки
  7. Сохраните изменения

Пример лимитов корзины:

  • заказ до 500 ₽ — доставка 150 ₽,
  • заказ от 500 ₽ — доставка бесплатно,

Доставка в ПВЗ

Доставка в ПВЗ доступна при подключенной интеграции CDEK.

  1. Подключите интеграцию CDEK в разделе Настройки → Интеграции
  2. Вернитесь в Настройки → Точки продаж
  3. Откройте нужную точку продаж
  4. Включите доставку в ПВЗ
  5. Выберите доступные способы оплаты
  6. Настройте стоимость и срок доставки
  7. Сохраните изменения

Если автоматический расчет CDEK выключен, укажите стоимость и время доставки вручную. Если автоматический расчет включен, можно указать дополнительную стоимость и дополнительное время. Дополнительная стоимость помогает покрыть расходы, которые не учитываются расчетом CDEK, например коробку или упаковку.

Доставка к дате и времени

Опция позволяет клиентам выбирать конкретную дату и время получения заказа. Она настраивается отдельно для доставки и самовывоза.

Время приготовления используется для расчета доступных таймслотов. Для самовывоза укажите время приготовления товара. Для доставки укажите время приготовления плюс среднее время в пути курьера. Таймслоты показываются клиенту с шагом 30 минут.

Можно указать диапазон дат для предзаказа: только сегодня, неделя, месяц или год. Если клиент выбрал будущую дату, заказ попадает во вкладку Отложенные.

Часы работы

Часы работы определяют, когда клиент может оформить заказ. В нерабочее время клиентское приложение не принимает заказы.

  1. Откройте настройки точки продаж
  2. Найдите блок Часы работы
  3. Отметьте рабочие дни
  4. Для каждого дня вручную укажите время открытия и закрытия
  5. Сохраните изменения

Если вы принимаете заказы круглосуточно (например онлайн-магазин с доставкой по всей стране) укажите в часах работы круглосуточный режим для каждого дня.

6.2. Корзина

Раздел Корзина отвечает за дополнительные опции, которые клиент видит при оформлении заказа.

Актуальные опции:

ОпцияЧто делает
Комментарий к заказуКлиент может оставить комментарий к заказу
Приборы и салфеткиКлиент выбирает количество приборов и салфеток
Заказать другомуКлиент может указать контактные данные другого получателя
Оставить у двериКлиент просит оставить заказ без личного контакта
Поем в заведенииКлиент сообщает, что планирует есть на месте
Звонок не нуженКлиент отказывается от подтверждающего звонка

Выбранные опции отображаются в заказе дополнительно к комментарию или полям контактных данных

Опция Заказать другому позволяет указать контактные данные другого получателя. Переоформления заказа на другой профиль не происходит.

Рекомендации в корзине

  1. Откройте Настройки → Корзина
  2. Перейдите к рекомендациям
  3. Нажмите Редактировать
  4. Выберите товары из списка
  5. Сохраните выбор

В рекомендациях можно выбрать максимум 20 товаров.

6.3. Онлайн-оплата

Раздел Онлайн оплата используется для подключения платежных систем и настройки чеков.

Можно добавить разные платежные системы. В конкретной точке продаж можно выбрать только одну онлайн-кассу или платежную систему для приема онлайн-оплаты.

  1. Откройте Настройки → Онлайн-оплата
  2. Нажмите + или Добавить оплату
  3. Выберите платежную систему
  4. Укажите наименование для внутреннего использования
  5. Укажите идентификатор кассы, полученный из платежной системы
  6. Укажите пароль или секретный ключ
  7. Включите опцию отправки чеков
  8. Укажите передаваемые для чеков значения

Список подключенных касс отображается в разделе Онлайн оплата. В карточке оплаты указываются платежная система, ID терминала, пароль, наименование и параметры чеков.

Если включена отправка чеков, в настройках оплаты нужно заполнить систему налогообложения, ставку НДС, признак предмета расчета и признак способа расчета.

При необходимости в корзину можно добавить поле Email клиента для отправки чека. Если отправка чеков по телефону недоступна в подключенной онлайн-кассе, рекомендуется включить поле Email.

НДС и признаки расчета

Если включена отправка чеков, значения НДС и признака предмета расчета можно редактировать не только в онлайн-оплате, но и у отдельных категорий и товаров.

Это важно, если в каталоге есть отдельная категория подакцизных товаров или товаров с другой ставкой НДС.

Наследование признаков:

Онлайн оплата → Категория → Товар

Если изменить признаки в настройках онлайн-оплаты, они изменятся для всех категорий и товаров, которые наследуют эти значения.

6.4. Системные

Раздел Системные отвечает за внешний вид клиентского приложения, язык админ-панели и валюту.

Тема приложения

Тема меняется для клиентского приложения и является частью брендинга и айдентики. Тема административной панели остается неизменной.

Можно выбрать:

  • базовую или минималистичную тему клиентского приложения,
  • формат фотографий в карточках товаров 1×1 или 3×4,
  • светлую или темную тему,
  • акцентный цвет,

Акцентный цвет можно выбрать через цветовую ленту, палитру или HEX-код из фирменного стиля, например #FF5733. Остальные цвета темы рассчитываются от акцентного цвета. Стандартный цвет можно вернуть, нажав на оранжевый квадрат рядом с лентой палитры.

Логотип

Логотип — горизонтальное изображение в шапке клиентского приложения. Рекомендуемое разрешение: 460×113. Поддерживаемые форматы: jpg, jpeg, png, webp, максимальный размер одного изображения — 5 МБ.

  1. Откройте настройки логотипа
  2. Нажмите + или иконку добавления изображения
  3. Выберите изображение
  4. Включите отображение логотипа
  5. Сохраните изменения

Чтобы удалить логотип, нажмите на крестик у изображения. Чтобы заменить логотип, удалите старое изображение и загрузите новое.

Фавикон

Фавикон — квадратное изображение, которое используется как иконка приложения или фавикон сайта при подключенном домене. Используйте квадратное изображение не больше 512×512. Поддерживаемые форматы: jpg, jpeg, png, svg, максимальный размер одного изображения — 5 МБ.

  1. Откройте настройки фавикона
  2. Нажмите + или иконку добавления изображения
  3. Выберите изображение
  4. Сохраните изменения

Чтобы удалить фавикон, нажмите на крестик у изображения. Чтобы заменить фавикон, удалите старое изображение и загрузите новое.

Язык админ-панели

Можно сменить язык интерфейса административной панели. Доступны русский, английский и арабский. Смена языка помогает пользователю работать в админ-панели и не меняет язык клиентского приложения.

Валюта

Валюту нужно установить перед запуском продаж. Смена валюты доступна только до первого заказа.

Смена валюты не пересчитывает цены автоматически: если товар стоил 250 ₽, после смены валюты он останется числом 250, но уже с другим символом валюты. После смены валюты вручную проверьте цены товаров.

Некоторые платежные системы, в том числе в зависимости от настроек онлайн-кассы, не поддерживают валюты, отличные от рублей.

6.5. О заведении

Раздел О заведении отвечает за страницу с информацией о магазине, кафе или ресторане в клиентском приложении. Здесь можно указать описание, телефон, ссылки на сайт и социальные сети. Часы работы и адреса вручную указывать не нужно: они подтягиваются из точек продаж.

  1. Откройте Настройки → О заведении
  2. Включите отображение информации
  3. Заполните описание
  4. Укажите контактные данные
  5. Добавьте ссылки на сайт и социальные сети, если они есть
  6. Сохраните изменения

Для Telegram-бота описание ограничено 120 символами.

6.6. Интеграции

Раздел Интеграции используется для подключения внешних сервисов: iiko, CDEK, ссылки на бронирование, Wildberries каталога и Wildberries аналитики продавца.

iiko

Подключите интеграцию, если ресторан работает с POS-системой iiko. После настройки меню из iiko загружается автоматически, а заказы из Botly передаются на iiko Front. Перед подключением интеграции настройте внешнее меню по инструкции:

  1. В личном кабинете iikoWeb настройте внешнее меню Botly Menu и добавьте в него блюда или товары, которые нужно синхронизировать с Botly
  2. На вкладке Cloud API нажмите + или Добавить интеграцию
  3. Заполните поля в соответствии с шаблоном:
    • имя api логина: Botly_api,
    • email: ваш почтовый адрес,
    • шаблон прав: все права,
    • источник заказа: Botly,
    • внешнее меню:,
      • либо создать новое с названием Botly Menu,
      • либо использовать уже настроенное и скопировать его название в поле Название внешнего меню,
  4. В блоке Подключенные точки выберите ресторан для интеграции. На текущий момент одна интеграция — один ресторан
  5. Внесите данные из iiko в поля ниже: для каждого из них есть подсказка с указанием источника информации

Подключение интеграции в админ-панели:

  1. Откройте Настройки → Интеграции
  2. Нажмите + или Добавить интеграцию
  3. Из списка выберите iiko
  4. Вставьте значения API-ключа, ID организации, ID терминала в соответствующие поля
  5. Укажите типы получения и типы оплаты, которые соответствуют параметрам iiko
  6. Включите синхронизацию меню
  7. Нажмите Сохранить

При необходимости вы можете начать повторную синхронизацию меню на странице добавленной интеграции. Статус синхронизации, дата выгрузки и ошибки отображаются в деталях интеграции. При активной интеграции iiko можно только изменять статус заказа для уведомлений клиенту и нельзя редактировать заказы.

CDEK

Интеграция CDEK позволяет клиенту выбрать ПВЗ на карте и узнать стоимость и время доставки.

  1. Получите ваш CDEK ID и Client Secret в личном кабинете СДЭК
  2. Откройте Настройки → Интеграции
  3. Нажмите + или Добавить интеграцию
  4. Из списка выберите CDEK
  5. Укажите CDEK ID и Client Secret
  6. Выберите опцию автоматического расчета стоимости
  7. Сохраните изменения
  8. Откройте Настройки → Точки продаж
  9. Выберите нужную точку, для которой хотите включить отправку CDEK
  10. Включите Доставка → ПВЗ. Подробнее см. в разделе Доставка в ПВЗ

Тариф расчета стоимости доставки по умолчанию — Экспресс склад-склад. Если клиент выбрал постамат, используется Экспресс склад-постамат.

Автоматический расчет учитывает расстояние и габариты товаров. Габариты можно указать для каждого товара или его вариации. Если габариты не указаны, используется значение 0, поэтому стоимость доставки может быть неточной.

Расчет CDEK не учитывает стоимость коробки или упаковки. Чтобы покрыть эти расходы, укажите дополнительную стоимость в настройках доставки в ПВЗ у точки продаж.

Ссылка на бронирование

Если у вас есть сайт или сервис бронирования, укажите ссылку на него. В каталоге появится кнопка, которая перенаправит пользователя на бронирование.

  1. Откройте Настройки → Интеграции
  2. Нажмите + или Добавить интеграцию
  3. Из списка выберите Ссылка на бронирование
  4. Введите название для внутренней навигации
  5. Укажите адрес ссылки
  6. Сохраните изменения

Wildberries каталог

Интеграция позволяет совершить импорт ваших товаров из личного кабинета продавца Wildberries.

Создайте персональный ключ в личном кабинете Wildberries:

  1. Перейдите в раздел Интеграции по API
  2. Нажмите + Создать токен
  3. Выберите вкладку Для интеграции вручную
  4. Выберите тип токена Персональный токен
  5. Укажите название токена
  6. Выберите категории API: Контент, Цены и скидки, Маркетплейс
  7. Укажите уровень доступа к данным Только чтение

Добавьте интеграцию в админ-панели:

  1. Откройте Настройки → Интеграции
  2. Нажмите + или Добавить интеграцию
  3. Из списка выберите Wildberries каталог
  4. Вставьте API-токен
  5. Сохраните изменения
  6. Перейдите на страницу интеграции для синхронизации каталога

После добавления интеграции синхронизируйте каталог, чтобы импортировать товары из Wildberries. Карточка товара также будет содержать ссылку на товар на сайте Wildberries. Вы можете изменять товары специально для бота, например свойства или цены (для интеграции используется цена указанная продавцом без персональной скидки покупателя). При повторной синхронизации изменения будут перезаписаны данными из Wildberries на момент синхронизации.

Wildberries аналитика продавца

Добавьте эту интеграцию, чтобы предоставить клиентам вашу статистику оценок и рейтинга товара с Wildberries. Для этого создайте отдельный персональный токен:

  1. Перейдите в раздел Интеграции по API
  2. Нажмите + Создать токен
  3. Выберите вкладку Для интеграции вручную
  4. Выберите тип токена Персональный токен
  5. Укажите название токена
  6. Выберите категорию API Вопросы и отзывы
  7. Укажите уровень доступа к данным Только чтение

Добавьте интеграцию в админ-панели:

  1. Откройте Настройки → Интеграции
  2. Нажмите + или Добавить интеграцию
  3. Из списка выберите Wildberries аналитика продавца
  4. Вставьте API-токен
  5. Выберите дату регистрации магазина
  6. Укажите общее число заказов в виде строки, например «Более 10 000 заказов». Это значение можно будет изменять
  7. Сохраните изменения

В админ-панели укажите дату регистрации магазина и общее число заказов. Дату регистрации можно установить только один раз при создании интеграции, число заказов можно менять.

Эта аналитика отображается в виде информационного баннера с наименованием магазина и количеством оценок на Wildberries: в каталоге или на странице О нас в минималистичной теме. Интеграция также автоматически загружает количество оценок на товары и показывать их рейтинг в карточке товара.

7. Документы

Раздел Документы используется для подготовки юридических документов, которые нужны для работы клиентского приложения и оформления заказов.

7.1. Генерация юридических документов

Чтобы приложение было доступно для заказов, необходимо внести данные юридического лица или ИП, которое предоставляет товар или услугу клиенту.

  1. Откройте Документы → Генерация юридических документов
  2. Заполните юридические данные продавца
  3. Проверьте реквизиты, контактные данные и сведения, которые будут использоваться в документах для клиентов
  4. Сохраните данные

После заполнения юридических данных система автоматически создаст юридические документы для клиентов. Они будут доступны к просмотру в клиентском приложении.

Юридические данные могут включать юридическое название ООО или ИП, ИНН, юридический адрес, контактный email и телефон.

Перед внесением юридических данных рекомендуем подать заявку в РКН о начале обработки персональных данных клиентов. Инструкцию можно найти в разделе Документы → Инструкция подачи заявки.

8. Подписки

Раздел Подписки используется для управления тарифом и доступом к платным возможностям Botly.

Botly может работать бесплатно, если выполнены условия бесплатного использования:

  • владелец принял поручение на обработку персональных данных клиентов,
  • оборот заказов не превышает 70 000 ₽ в месяц,

Если оборот превышает 70 000 ₽ в месяц, приложение возвращается в демо-режим до оформления подписки. Подписка снимает ограничение по обороту. После оплаты подписка активируется автоматически.

Подпиской могут управлять администраторы и Владелец. Только принятие поручения на обработку персональных данных клиентов остается действием Владельца.

Перед оплатой подписки укажите свой номер телефона на странице сотрудников.

  1. Для выбора подписки перейдите в раздел «Подписки» из меню
  2. Выберите интересующий план (месяц/год)
  3. Нажмите на кнопку с указанной суммой за период. Вы будете перенаправлены на страницу оплаты через платежную систему ЮКассу

Доступные способы оплаты подписки: СБП, банковская карта, Т-Банк.

При повторной оплате подписки до истечения прошлой она продляется на выбраннфй период.

История подписок доступна на странице Подписка - История платежей.

9. Демо-режим

Демо-режим ограничивает работу бота и помогает понять, почему клиентское приложение могло перестать принимать реальные заказы.

Уведомления о демо-режиме отображаются на странице Заказы и в меню с разделами. При переходе в демо-режим система также отправляет уведомление в чат бота в Telegram.

В демо-режиме можно:

  • настраивать административную панель,
  • заполнять каталог, точки продаж, оплату, документы и маркетинг,
  • проходить клиентский путь до оформления заказа,

В демо-режиме нельзя:

  • принимать реальные заказы от клиентов,

Демо-режим может вернуться автоматически, если месячный оборот заказов превысил 70 000 ₽, а подписка не оформлена.

Чтобы снять демо-режим, должны быть выполнены оба условия:

  1. Владелец принял поручение на обработку персональных данных клиентов
  2. Оформлена подписка или оборот заказов за месяц не превышает 70 000 ₽

После выполнения условий демо-режим снимается автоматически.

КОМПАНИЯ
Общество с ограниченной ответственностью «БОТЛАБ»
614000, Пермский край, г.о. Пермский, г Пермь,
ул Екатерининская, дом 87, офис 6

ИНН 5902073422 
КПП 590201001
ОГРН 1255900014237
ОКВЭД 62.01
Коды видов деятельности по приказу Минцифры от 11.05.2023 № 449: 12.01, 15.01, 15.02, 24.01
.
О НАС
КОНТАКТЫ